Projek

Die term projek word in projekbestuur op verskillende maniere gedefinieer:

'n Onderneming waarby die inset van mense, materiaal en finansiële middele opnuut georganiseer word met die doel om 'n bepaalde hoeveelheid werk of 'n spesifieke opdrag te verwesenlik wat beperk word deur tyd of geld en wat in 'n kwalitatiewe en kwantitatiewe opsig lei tot 'n gunstige verandering. (Rodney Turner)
'n Projek is 'n tydelike bestuursomgewing wat gevorm word met die doel om één of meer besigheidsprodukte vir 'n spesifieke besigheidsgeval te lewer.
'n Projek is 'n unieke opgawe wat deur tyd en middele begrens word en afgesluit word met 'n projekresultaat.
'n Projek is 'n tydelike inspanning wat die skepping van 'n unieke produk of diens as doel het.
'n Projek is die geheel van aktiwiteite om in 'n tydelike organisasie binne gestelde voorwaardes 'n voorafgedefinieerde resultaat te bereik.
'n Projek is 'n, deur tydbegrensde, aktiwiteit om iets te skep.

Tydsduur

'n Projek is dus 'n tydelike gebeurtenis. Die duur van 'n projek kan wissel van 'n aantal weke tot 'n aantal jare maar sal nooit oneindig voortduur nie. 'n Projek het altyd 'n einddatum. Dit is wel moontlik dat daar tydens die eerste beplanning van 'n projek nog nie 'n einddatum bepaalbaar is nie as gevolg van onsekerhede aangaande die duur van 'n aantal tussenstappe. Ook al lê die einddatum van 'n projek nie 'n presiese tyd vas nie is daar steeds die eindfase wat altyd 'n konkrete gegewe van die projek is.

Middele (hulpbronne)

Die uitvoer van 'n projek vereis inspanning. Binne 'n projek word daar gewoonlik van die inspanning as hulpbronne gepraat. Onder hulpbronne verstaan 'n mens al die insette tot die projek. Dit kan menslike inspanning sowel as materiale wees. Beide vorme van hulpbronne bring 'n bepaalde kosprys mee en bepaal uiteindelik die totale kosprys van 'n projek. Binne 'n projek word daar gestreef om die benodigde hulpbronne tydens die aanvang van die projek vas te stel en te skat.

Produk / resultaat

Op die einddatum moet die projek uitloop op 'n eindproduk. Hiermee word bedoel dat 'n projek opgestel word om 'n nuwe artikel of nuwe diens te ontwikkel. Die deurlopende en roetinevervaardiging van bestaande produkte val dus nie binne die bestek van 'n projek nie.

Bestuur

'n Projek vereis dan ook 'n spesifieke bestuursomgewing. Binne die unieke raamwerk kan 'n projek volledig beskryf word en kan die begroting vir die verskillende hulpbronne tydens die verloop van die projek gemonitor word.

'n Projek word gelei deur 'n projekbestuurder. Dikwels word mense en materiale deur verskillende organisasies beskikbaar gestel.

Daar bestaan verskillende projekbestuursmetodes wat gebruik word om projekte te beheer. 'n Voorbeeld hiervan is die PRINCE2 metode.

Projekfases

'n Projek word gewoonlik opgedeel in 'n voorondersoek, 'n begin-, 'n uitvoerings- en 'n eindfase. Na die uitvoering van 'n projek word daar ook 'n evaluasiefase uitgevoer. Ook word daar dikwels van die beplan, doen, nagaan en optree prosesfases gebruik gemaak. Die prosesfases wat gebruik word is afhanklik van die nywerheid, die soort en die grootte van die projek. Daar word dikwels gewerk met gestandardiseerde prosesstappe. In PRINCE2, 'n projekbestuursmetode vir 'n projek in 'n gekontroleerde projekomgewing, word daar in besonderhede daarop uitgebrei. Onderstaande is 'n opsomming van 'n moontlike aantal projekfases. Hierdie opsomming is bloot ter illustrasie:

Aanvang van projek
- Die opdraggewer en die projekleier word benoem, asook hul taakomskrywing.
- Die projekbestuurspan word saamgestel en benoem.
- Projekvoorstel word saamgestel en goedgekeur wat agtergrond van die projek insluit, die doel, die afbakening / grense van die projek (omvang) word bepaal, die belangrikste resultate, die hoofdele van die besigheidsaak, die kwaliteitsverwagtinge van die klant en die risiko's.
- Projekbenadering word uitgespel wat insluit hoe die resultaat behaal gaan word, hetsy nuwe bouwerk of verbouiïngs, standaard of nieuwbouw of verbouw, standaard of pasgemaak, eie personeel of inhuur van mense, vaste prys of berekening op 'n kostebasis.
- Faseplan wat beskryf hoe die projek opgedeel word met 'n ruwe tydsbeplanning.

As bogenoemde als klaar is en goedgekeur is kan die volgende fase begin word.

Die inisiële fase:
- In die Kwaliteitsplan word die kwaliteit en die wyse van beoordeling daarvan vasgelê.
- Sub-projekplanne word opgestel wat aandui wanneer, wat en deur wie take afgehandel gaan word.
- Die risiko's word geanaliseer.
- Die haalbaarheid en doelwitte word verder uitgewerk in die besigheidsaak.
- In die bestuursplan word beskryf hoe die projek bestuur word.
- Die Projekdossier word saamgestel met 'n logboek en leerpunte.
- Al die stappe word in 'n projekinisiasiedokument vasgelê en aan die bestuursgroep voorgelê vir goedkeuring.
Die verwesenliking / uitvoering
- Afskop
- Fase vir fase word afgewerk met per fase 'n beplanning, die uitdeel van werkspakkette, die toesig oor die verloop en die kwaliteit, die verwesenliking van die besigheidsaak en die skatting van die risiko's. Per fase word daar ook aan die hand van die besigheidsaak besluit of daar voortgegaan word en of die projek gestaak word.
- 'n Produkbeskrywing word opgestel.
Afsluiting
- Die gelewerde produkte moet gelewer word, getoets en aanvaar word deur die gebruikersorganisasie.
- Uiteindelike opleiding van gebruikers
- implementering, ingebruikname van die produkte deur die gebruikers.
- Omskakeling en oorgang van die ou na die nuwe situasie.
- In die raamwerk van die borg moet 'n beherende organisasie aangewys of saamgestel word.
- Projekdossiere word afgesluit en oorgedra na die beherende organisasie
- Nog uitstaande kwessies in die projek word oorgedra aan die beheerorganisasie.
- Daar word 'n eindevaluasie gehou.
- Data vir 'n na-projekse oorsig word vasgelê.
- Daar word 'n eindverslag vir die projek opgestel en aan die bestuursgroep oorgedra.
- Die projekbestuurder word bedank.
- Daar vind 'n afsluitende funksie plaas waarin die suksesse van die projek gevier word en van almal afskeid geneem word.