Aankoopfunksie

Die Aankoopfunksie van 'n onderneming is verantwoordelik vir voorraadbestuur, aankoop van voorraad en grondstowwe, skakeling met verskaffers en om op hoogte te bly met nuwe produkvrystellings en vervaardigingstendense. Dit behels ál die aktiwiteite wat betrekking het tot die verkryging van die middele wat 'n onderneming nodig het om sy aktiwiteite uit te voer en 'n wins te maak, byvoorbeeld die aankoop van grondstowwe, masjiene, voertuie, toerusting en voorraad.

Rol van aankope in 'n onderneming

Die aankoopafdeling speel 'n belangrike rol in die winsgewendheid van 'n onderneming, aangesien elke onderneming produkte en dienste nodig het. Die aankoopafdeling is verantwoordelik voor:

• Die bestelling van die korrekte hoeveelheid produkte.
• Die aankoop van die regte gehalte produkte.
• Aankope op die regte tyd
• Aankope teen die regte prys
• Aankope by die beste verskaffer
• Aflewering op die korrekte plek
• Versekering van maksimum wins

Die aankoopfunksie is belangrik omdat 'n onderneming verskillende produkte (grondstowwe, masjinerie, voorraad vir herverkoop, materiale en skoonmaakmiddels) nodig het om te funksioneer en sy spesifieke doelwit (wins) te bereik. 'n Onderneming het ook dienste nodig wat deur buite-instansies verskaf word om aktiwiteite binne die omgewing te vergemaklik, byvoorbeeld elektrisiteit, regsdienste, vervoer, berging en kommunikasiedienste.

Dokumentasie betrokke by die aankoopfunksie

Aankoopversoek of aankooprekwisisie

Die aankooprekwisisie in 'n vorm wat deur die hoof van die produksie-, verkoop- of bergingsafdeling voltooi en dan na die aankoopafdeling gestuur word sodat die voorraad bestel kan word. Die aankoopversoekvorm word voltooi en aan die aankoopbestuurder gegee. Die volgende inligting moet op die vorm aangebring word:

• Die datum waarop die items versoek word
• Die naam van die departement of afdeling wat die versoek rig
• Die verwysingsnommer en/of beskrywing van die items
• Hoeveelhede van elke item
• Magtiging van versoek
• Handtekening van 'n gemagtigde persoon
• Die datum waarop die versoek uitgevoer moet word

Navrae

Die aankoopafdeling kan skriftelike of telefoonnavrae doen en verskaffers versoek om die volgende te verskaf:

• Monsters
• Katalogusse
• Pryslyste
• Advertensies
• Kwotasies

Die volgende bronne kan geraadpleeg word:

• Handelsindekse, soos die geelbladsye
• Handelstydskrifte
• Tegniese tydskrifte
• Inligting kan op die Internet verkry word
• Sommige fabrieke/verskaffers stuur byvoorbeeld fabrieksverteenwoordigers na ondernemings om hul navrae te beantwoord.
• Sakekennisse en plaaslike kamers van koophandel kan genader word

Tenders

'n Tender is 'n verskaffer se skriftelike aanbod om sekere goedere en/of dienste te lewer. 'n Tender volg op 'n advertensie. Persone of instellings wat belangstel om die betrokke goedere en/of dienste te verskaf, maak 'n skriftelike aanbod en gee 'n vaste prys. Ná die sluitingsdatum word die tenders se pryse vergelyk. Die tender wat die voordeligste vir die onderneming is, nie noodwendig die goedkoopste tender nie, word aanvaar. 'n Tender is 'n bindende dokument. Dit beteken dat wanneer 'n verskaffer 'n tender ingedien het, hy verplig is om die goedere en dienste teen die prys wat aangedui is te lewer.

Belangrike faktore by aankope

Verskeie aktiwiteite moet deur die aankoopdepartement uitgevoer word om goedere en dienste vir die onderneming by betroubare verskaffers te verkry. Vyf faktore speel 'n belangrike rol in die verkryging van goedere.

Keuse van die korrekte verskaffer

Die onderneming benodig produkte en dienste van die regte gehalte, teen die regte prys, op die regte plek, en op die regte tyd.

Aankoop van die korrekte hoeveelhede

Die belangrikste aspek van die aankoopfunksie is om te verseker dat die produksiedepartement altyd voldoenede voorraad grondstowwe het en dat daar genoeg klaar voorraad is om in die behoeftes van klante te voorsien.

Aankoop van goedere en dienste van die korrekte gehalte

Aanduiding van gehalte:

• Handelsmerke: Dit is spesiale tekens wat deur vervaardigers of handelaars op ál hul produkte gebruik word om hulle van soortgelyke produkte van mededingers te onderskei.
• Monsters: Dit is kleiner eksemplare van produkte (gratis aangebied), waar die vervaardiger waarborg dat die werklike produk van dieselfde gehalte as die monster sal wees.
• Graad: Landbouprodukte word volgens hul gehalte gegradeer.
• Handelstandaarde: Nywerhede of die regering kan sekere standaarde spesifiseer waaraan produkte moet voldoen. Hierdie goedere word gewoonlik algemeen gebruik en word gewoonlik in groot maat verkoop, byvoorbeeld gloeilampe, muurproppe, vensterrame, en bakstene.
• Chemiese en fisiese spesifikasies: Die koper stipuleer hierdie spesifikasies.
• Materiaalspesifikasies: Die koper gee 'n definitiewe beskrywing van die tipe materiaal wat gebruik moet word.
• Ingenieursdiagramme: Dit sluit gedetailleerde sketse van masjienonderdele in en is van 'n hoogs tegniese aard.

Aankoop van goedere en dienste teen die korrekte prys

'n Onderneming se winsgewendheid word deur elke aankoop beïnvloed. Daarom is dit belangrik dat grondstowwe, goedere, en dienste teen redelike pryse gelewer moet word.

Faktore wat pryse beïnvloed:

• Gehalte vereis
• Hoeveelheid verlang
• Beskikbaarheid van die produk of diens
• Dienste soos vervoer en aflewering wat deur verskaffers gelewer word
• Raklewe en bederfbaarheid van spesifieke produkte

Aankope op die regte tyd

Die regte tyd vir aankope word bepaal deur die tipe mark waarin die aankope plaasvind, soos byvoorbeeld volmaakte markte, monopolieë, en onvolmaakte markte, asook die tipe materiaal wat benodig word.

Die verskillende sakefunksies in ondernemings

Administrasie  • Finansies  • Aankope  • Bemarking  • Produksie  • Menslike Hulpbronne  • Openbare Betrekkinge  • Algemene Bestuur